Fiken

Hvorfor koble butikken til Fiken?

Netthandel lager mange små bilag. En ordre på 349 kroner består av produkt, frakt, rabatt og mva — flere linjer som skal på hver sin konto. Gjør du det manuelt tar det et par minutter per salg, og ti salg om dagen blir fort en kveld i uka.

Med Fiken koblet på skjer det av seg selv. Vi bokfører hver betalte ordre, med et salgsnummer som starter på WEB- og ender på ordre-id-en fra Kaupen. Da finner du alltid veien fra regnskapet tilbake til kunden — og motsatt.

Fiken-koblingen følger Vekst og Pro. På Start kan du ikke koble til.

Hva som skjer i praksis

Kunden betaler i kassen med Vipps eller kort. Ordren settes til betalt, og bokføringen starter med det samme — det er ingen nattlig kjøring å vente på. Dette føres:

• Kunden opprettes som kontakt i Fiken, eller gjenbrukes hvis e-postadressen finnes fra før, og salget knyttes til den
• Hver produktlinje får sin egen mva-sats — 25 %, 15 %, fritatt eller utenfor avgiftsområdet
• Frakten føres for seg, ikke smurt inn i produktprisen
• En rabattkode blir en egen negativ linje, med koden i teksten
• Innbetalingen havner på kontoen du har satt for betalingsmåten — én for Vipps, én for kort

På toppen lastes en faktura-PDF opp som vedlegg på salget. Det er den som bærer kjøpers identitet, slik bokføringsforskriften krever. Feiler opplastingen, står bokføringen likevel, og vi legger feilen på ordren så du ser den.

Inntektskonto — la Fiken velge

Du kan tvinge alt salg på én inntektskonto, men vi anbefaler å la være. Hver konto hører til én mva-sats, og har du både 25 % og 15 % i sortimentet, sprekker det. Derfor brukes en fast salgskonto bare på de linjene som faktisk har satsen kontoen er ment for. Resten plasserer Fiken selv.

Når butikken ikke er mva-registrert

Er firmaet ditt ikke mva-registrert, bokføres alt utenfor avgiftsområdet, uansett hva produktene er merket med. Har du ikke fylt ut firmaopplysningene i det hele tatt, regner vi deg som ikke registrert. Det er den forsiktige veien: gjetter man motsatt, avviser Fiken hele salget med «VAT charged when the company is not VAT registered», og du sitter igjen med en ordre som ikke er bokført.

Retur, kreditering og endringer

Refunderer du en ordre helt eller delvis, lager vi en kreditering som speilvender den opprinnelige føringen og treffer de samme kontoene. Ved delvis refusjon bygges kreditlinjene fra ordrelinjene du faktisk refunderte, med hver vares egen mva-sats. Kreditnotaen får sin egen PDF som vedlegg.

Endrer du varene på en ordre som allerede er bokført, krediterer vi den gamle føringen og lager en ny, korrigert. Du skal ikke måtte rette i noe som ligger i regnskapet fra før.

Hva vi ikke gjør

Vi sender ikke faktura til kundene dine. De betaler i kassen og får kvittering derfra. Trenger du å sende en ordinær faktura eller EHF til en bedriftskunde, gjør du det fra Fiken, på salget som allerede ligger der.

Vi bokfører heller ikke gebyrene fra Vipps eller Stripe. De trekkes fra utbetalingen hos betalingsleverandøren, og du fører dem selv. Vi bokfører salget, ikke kostnaden ved å ta imot pengene.

Dette er greit å vite

1. Bokføringen starter fra dagen du kobler til. Eldre ordrer må bokføres manuelt, én om gangen.
2. Butikken kobles til ett foretak i Fiken. Har du to butikker, kobler du dem hver for seg.
3. Butikken kan bare ha ett regnskapssystem. Er Fiken tilkoblet, står Tripletex som utilgjengelig.
4. Retter du en føring i Fiken etterpå, endrer vi den ikke tilbake. Fiken er sannheten når noe først er bokført.

Alt dette står under Innstillinger → Integrasjoner → Fiken. Står du fast, finner du svar i hjelpesenteret.